Talleres Guadalupanos
Un viaje creado una vez se convierte solo en factura, Carta Porte, liquidación del operador, cuenta por cobrar y utilidad. Nadie le tiene que avisar a nadie.
Estimación basada en ~200 viajes al mes.
433 h
al mes de trabajo manual automatizado (estimado)
3
personas de tiempo completo (~144 h al mes cada una)
130 min
de trabajo manual menos por viaje, en ~200 viajes al mes
Estimación basada en ~200 viajes al mes: 130 min por viaje × 200 viajes = 433 horas.
El Reto
Las solicitudes llegaban por WhatsApp o llamada, a veces en foto. Oscar, de Operaciones, las leía y las capturaba a mano en un Excel de programación semanal.
Para facturar, Betsy, de Administración, volvía a capturar todo en Compact: cliente, litros, tarifa, retención y los datos de la unidad y el operador para la Carta Porte. Cada vez.
Cuando un cliente pagaba, Betsy entraba al banco, buscaba el depósito, lo cruzaba con su factura y hacía el complemento de pago a mano. Si un SPEI cubría varias facturas, lo repartía ella.
Las evidencias de entrega llegaban por WhatsApp y alguien las guardaba a mano. Las liquidaciones se hacían sumando comprobantes "a ojo". Los cargos del TAG Pase no se cruzaban contra los viajes: se absorbían como costo del mes. Los vencimientos de licencias y permisos se llevaban de memoria.
¿Y la utilidad? Betsy tardaba horas cada semana en armar el Estado de Resultados. Para cuando estaba listo, ya era tarde para corregir.
Antes de seguir, hazte estas preguntas:
¿Cuántas veces captura tu equipo el mismo dato de un viaje antes de cobrarlo?
Si hoy te preguntan cuánto dejó el último viaje, ¿lo sabes o tienes que esperar al cierre?
¿Alguien revisa que cada cargo de caseta corresponda a un viaje real?
Si mañana falta la persona que factura o concilia, ¿quién lo hace?
La Solución
Automatex levantó la operación directamente con Oscar Sáenz (Operaciones) y Betsy García (Administración) y construyó un sistema a la medida de cómo opera TG, en tres capas: operación centralizada, agentes de IA que ejecutan el trabajo repetitivo e inteligencia para la dirección.
El ciclo de un viaje, de punta a punta:
Llega la solicitud: por WhatsApp o correo, en texto, foto o documento. El agente la lee y crea el viaje.
Oscar asigna: solo confirma tarifa, unidad y operador. El Agente de Cotización sugiere la tarifa según costos y margen.
Se factura solo: el borrador del CFDI + Carta Porte sale con todo precargado. Betsy revisa y timbra con un clic.
Control de salida: si falta un documento o algo está vencido, el sistema bloquea la salida.
Rastreo en ruta: conectado al GPS (Trackcenter), con ETA al cliente, geocercas y alertas de desvío.
Evidencias y liquidación: el operador manda todo por WhatsApp; el agente lo anexa al expediente y arma la liquidación.
Cobranza y conciliación: el depósito se cruza con su factura, el REP se genera el mismo día y los recordatorios se detienen solos.
Utilidad en tiempo real: Estado de Resultados por viaje, unidad y cliente, actualizado con cada viaje cerrado.
01 ·
Nada se captura dos veces.
8 catálogos (clientes, unidades, operadores, terminales, tarifas, mercancías, remitentes/destinatarios y permisos) se configuran una vez. Al crear un viaje, Oscar selecciona de listas y el sistema hace el resto.
02 ·
Facturación y Carta Porte sin buscar datos.
CFDI PPD con retención del 4% para personas morales, Carta Porte y complemento de pago generados por el Agente de Facturación.
03 ·
Cobranza que se persigue sola.
El Agente de Conciliación Bancaria identifica pagos parciales, completos o de varias facturas. El Agente de Cuentas por Cobrar manda recordatorios por WhatsApp según el historial de cada gasolinera, y bloquea nuevos viajes si un cliente pasa su límite de crédito.
04 ·
Fugas de dinero cerradas.
Cruce de litros cargados contra descargados (bloquea la liquidación si la diferencia pasa de 0.005%), rendimiento real de diésel contra el esperado y cargos del TAG Pase contra viajes reales.
05 ·
La dirección pregunta por WhatsApp.
El Agente A2 responde "¿cuánto generamos esta semana?" o "¿cuánto nos debe este cliente?", y cada lunes manda el resumen de la semana sin que nadie lo pida.
Antes vs. Después
Proceso
Solicitud de viaje
Antes
Oscar la captura a mano en Excel
Con Automatex
El agente la lee y crea el viaje
Factura + Carta Porte
Antes
Betsy captura todo en Compact
Con Automatex
Borrador precargado, timbrado con un clic
Pago del cliente
Antes
Abrir banco, buscar, cruzar, REP a mano
Con Automatex
Conciliación y REP el mismo día
Evidencias
Antes
Fotos sueltas en WhatsApp
Con Automatex
Anexadas y validadas en el expediente del viaje
Liquidación del operador
Antes
Sumar comprobantes a mano
Con Automatex
Propuesta itemizada; Oscar aprueba
TAG Pase
Antes
Nadie lo cruzaba
Con Automatex
Cada cargo contra cada viaje, con alerta
Vencimientos
Antes
De memoria
Con Automatex
Alertas a 30, 15 y 7 días y bloqueo de salida
Estado de Resultados
Antes
Horas cada semana
Con Automatex
En tiempo real, con explicación de la IA
Los Resultados
Cada viaje de TG pasaba por 13 tareas manuales: desde capturar la solicitud hasta saber cuánto dejó. Sumadas, son 130 minutos por viaje (unas 2 horas con 10 minutos). Con ~200 viajes al mes, son 433 horas: lo que trabajan 3 personas de tiempo completo, a ~144 horas al mes cada una.
Esas son las horas que el sistema absorbe. Así se reparten:
Tarea manual por viaje · Min/viaje · Qué implica hacerlo a mano
Captura y creación del viaje
10 min
Leer la solicitud de WhatsApp o llamada (a veces una foto) y capturarla en Excel
Asignación de unidad y operador
8 min
Revisar qué unidad y qué operador están libres y asignarlos
Auditoría de documentos pre-salida
8 min
Verificar pólizas, placas, licencia, Carta Porte, facturas de producto y constancia de calidad
CFDI + Carta Porte
25 min
Capturar cliente, litros, tarifa, retención y los datos de la unidad y el operador en Compact
Monitoreo, rastreo y avisos al cliente
20 min
Revisar el GPS y contestarle al cliente dónde va su carga
Comunicación con el operador en ruta
10 min
Llamadas y WhatsApps para saber cómo va el viaje
Evidencias al expediente
8 min
Guardar y organizar las fotos y tickets que manda el operador
Liquidación del operador
15 min
Sumar comprobantes, restar anticipos y calcular su saldo
Conciliación bancaria
8 min
Entrar al banco, encontrar el depósito y cruzarlo con su factura
Complemento de pago (REP)
6 min
Generar y timbrar el REP a mano
Actualizar cartera
3 min
Marcar la factura como cobrada y actualizar el saldo del cliente
Recordatorios de cobranza
4 min
Mandar mensajes a las gasolineras que no han pagado
Utilidad del viaje y ER interno
5 min
Calcular cuánto dejó el viaje y pasarlo al Estado de Resultados
Total
130 min (~2 h 10 min)
× 200 viajes al mes = 433 horas
Nota metodológica: es una estimación. Se calculó con los tiempos manuales promedio por tarea y un volumen de ~200 viajes al mes, a ~144 horas al mes por persona de tiempo completo. No es una medición del sistema en producción.
Lo Que Sigue
Con la Fase 1 en operación (tráfico, GPS, CRM, facturación y 5 agentes), TG sigue con la Fase 2: mantenimiento, llantas, cuentas por cobrar y por pagar, bancos y nómina. Después viene la Fase 3: contabilidad, analítica avanzada y el Agente A2 para la dirección.
La apuesta de TG es clara: que Oscar y Betsy dejen de capturar y coordinar, y usen su tiempo en hacer crecer la operación.
Siguiente Paso
Si tu equipo sigue capturando cada viaje dos o tres veces, si conoces tu utilidad cuando ya cerró la semana, o si la cobranza depende de que alguien se acuerde de mandar el mensaje, no es un problema de esfuerzo. Es de proceso.
¿Qué cambiaría en tu operación si cada viaje se facturara, rastreara, liquidara y cobrara solo?