Tu empresa tiene una hoja de Excel con el nombre de cada cliente, cuánto debe, qué pagó y cuánto falta. Alguien lo actualiza cada semana. Aun así, siempre hay algún cobro que se queda fuera del radar.
No es un problema de disciplina. Es un problema de sistema. Un Excel no detecta cuando alguien pagó. No manda un recordatorio el día antes de vencer. No sabe que ese mismo cliente pagó tarde los últimos 3 meses. No llama, no negocia, no hace seguimiento. Solo registra — y solo si alguien lo actualiza.
La realidad de cobrar con Excel hoy:
Abres el archivo. Buscas al cliente. Revisas si pagó. Actualizas el monto en la columna de "cobrado". Mueves la fila de "por vencer" a "vencido". Mandas el recordatorio a mano. Repítelo para cada uno de tus 60 clientes. Eso no es cobranza — es administración manual de un problema que debería resolverse solo. Y mientras lo haces, algún cliente que ayer estaba al corriente ya venció — pero nadie actualizó el Excel todavía.
Automatex reemplaza ese Excel y ese proceso completo — con un sistema que sabe en tiempo real cuánto se debe, cuánto se pagó, cuánto falta y qué hacer con cada cliente. Sin que nadie lo actualice. Sin que nadie lo persiga.
Sin compromisos. Sin demo grabada. Con tus números reales.
−40%
Reducción en días de cartera vencida (primeros 90 días)
29 días
DSO promedio post-implementación (vs 68 antes)
0
Promesas de pago sin seguimiento automático
24/7
El agente opera fuera de horario
El costo real
Cada semana que tu cartera vive en un Excel, tu empresa está financiando a sus clientes sin cobrar intereses.
Haz el cálculo:
Si tienes $3,000,000 MXN en cartera activa y el 20% está vencida, son $600,000 que ya deberían estar en tu cuenta. Con costo de capital del 12% anual, cada mes que tarda en llegar ese dinero te cuesta $6,000 MXN netos. No en tiempo — en pesos reales que salen de tu flujo.
Además del dinero, está el tiempo:
Un gestor de cobranza dedica entre 2 y 4 horas diarias a actualizar el Excel, identificar quién vence esta semana, redactar mensajes y hacer seguimiento manual.
Cada vez que un cliente dice "ya pagué", alguien tiene que ir al banco, verificar el movimiento y actualizar el registro — lo que tarda entre 20 y 45 minutos por caso.
Los cobros que "se caen" — los que nadie siguió porque el gestor tenía 60 clientes activos — nunca se recuperan con la misma probabilidad pasados 60 días.
El Excel no avisa: un cobro puede estar vencido desde hace 15 días y nadie lo sabe hasta que alguien lo revisa.
Ese costo no aparece en ninguna línea de tu estado de resultados. Pero está ahí, todos los meses, silencioso.
La diferencia entre avisar y cobrar
Hay sistemas que mandan mensajes predefinidos de WhatsApp cuando un cobro vence. Eso es avisar. Automatex tiene un agente conversacional que mantiene una conversación real: acepta "te pago el viernes", registra la promesa, manda la liga al momento, hace seguimiento automático ese viernes y — si no pagó — reactiva el flujo solo y escala a tu equipo con todo el contexto. Eso es cobrar.
La diferencia no es de sofisticación — es de resultado.
El sistema actualiza tu cartera solo, contacta a tus clientes solo y cierra el ciclo solo. No es un recordatorio automático más sofisticado. Es un ciclo completo que corre sin que tu equipo toque nada.
Vigente, por vencer, vencido y cobrado — actualizado en tiempo real con cada pago recibido, cada promesa registrada, cada mensaje enviado. Sin que nadie abra un archivo ni filtre una columna.
El score de riesgo por cliente (0–100) predice quién va a pagar tarde esta semana, basado en historial de pagos, comportamiento estacional y respuesta a recordatorios anteriores. El sistema actúa preventivamente — no cuando ya venció.
El mensaje correcto, al cliente correcto, en el momento correcto — personalizado según su historial de pago. Por WhatsApp o correo según el canal donde el cliente responde.
Si el cliente responde "te pago el viernes", el sistema registra la promesa, programa seguimiento para el jueves y reactiva automáticamente si no cumplió. El humano solo interviene si el cliente escala.
SPEI o tarjeta — el cliente elige. La liga llega directo en la conversación. El pago se concilia solo y el CFDI se actualiza automáticamente. Cero fricción para el cliente. Cero trabajo para tu equipo.
Conectado a tus cuentas bancarias vía Open Banking. Cuando llega el depósito, el sistema lo identifica, concilia la factura correspondiente y actualiza el estatus — sin que nadie revise el estado de cuenta.
Al detectar el pago, genera y timbra el complemento de pago (REP) automáticamente. La factura queda completa ante el SAT sin intervención del contador.
Cartera segmentada en 5 buckets: Vigente / 1-30 / 31-60 / 61-90 / +90 días. Alerta automática cuando un cliente cruza de un bucket al siguiente. No un reporte — una bandeja de acciones.
Si el cliente dice "ya pagué", el agente busca en todos los bancos conectados y responde con evidencia en 30 segundos. Si dice "el monto está mal", inicia el flujo de nota de crédito automáticamente.
Comparativa
La diferencia no es de velocidad. Es de quién hace el trabajo.
| Capacidad | Excel / Cobranza Manual | Automatex |
|---|---|---|
| Actualización de cartera | Manual — alguien actualiza después de revisar el banco | Automática — el sistema se actualiza solo al detectar el pago |
| Identificar quién cobrar hoy | El gestor revisa el Excel cada mañana | El sistema prioriza automáticamente: estos 5 clientes, en este orden, hoy |
| Seguimiento de promesas | El gestor anota en el Excel y puede olvidarse | El sistema registra la promesa, programa el seguimiento y reactiva si no se cumplió |
| Detectar el pago | Revisar el estado de cuenta manualmente | Open Banking detecta el depósito y concilia la factura automáticamente |
| Complemento de pago | El contador genera el REP manualmente | Se genera y timbra automáticamente al detectar el pago |
| Predecir quién pagará tarde | No existe — solo se sabe cuando ya venció | Score de riesgo 0–100, actualizado en tiempo real con cada interacción |
| Gestión de disputas | El gestor investiga manualmente: llama al banco, revisa correos | El agente busca evidencia en todos los bancos en 30 segundos |
| Escalar a tu equipo | El gestor decide qué casos son críticos según su criterio | Los casos que el agente no puede resolver llegan al humano con todo el contexto listo |
El agente que trabaja mientras tu equipo duerme
Es un gestor de cobranza entrenado para el B2B mexicano. La IA maneja el volumen. Tu equipo maneja la excepción. El agente contacta los 80 clientes vencidos. Los 3 que no responden después de 3 intentos — esos llegan a la bandeja de tu gestor con todo el historial listo para una llamada de cierre. Tu equipo no persigue. Tu equipo cierra.
Si el cliente pregunta cuánto debe → responde con el saldo exacto, el detalle de cada factura pendiente y los días vencidos.
Si el cliente promete pagar el viernes → registra la promesa, confirma la fecha al cliente y programa seguimiento automático.
Si el cliente dice "ya pagué" → busca el movimiento en todos los bancos conectados y responde con evidencia en 30 segundos.
Si el cliente pide 5 días más → evalúa según los parámetros que tú configuraste y responde con la decisión, sin escalar a nadie.
Si el cliente disputa el monto → inicia el flujo de nota de crédito, solicita la información y lo gestiona hasta resolución.
Si el cliente pregunta cómo pagar → envía la liga de pago directamente en el chat.
Clientes que disputan el monto con documentos — el humano recibe el caso con todo el historial listo.
Solicitudes fuera de los parámetros configurados — por ejemplo, una prórroga de más de 30 días.
Clientes que expresan incomodidad con el agente — el traspaso es inmediato y transparente.
La IA maneja el volumen. Tu equipo maneja la excepción.
Tono escalonado — configurable por tu empresa
| Momento | Tono | Objetivo |
|---|---|---|
| Antes del vencimiento | Amable y preventivo | Recuerda la fecha, facilita el pago antes de que haya problema |
| 1–15 días vencido | Firme y directo | Señala el vencimiento, pide compromiso de fecha |
| +15 días vencido | Urgente y explícito | Comunica consecuencias, ofrece opciones de resolución |
Cada nivel es configurable — tú defines los días, el tono y las reglas.
Vista ejecutiva
No un reporte de lo que pasó. Una vista de lo que está pasando — y de lo que va a pasar.
Los 4 KPIs de cartera siempre visibles. Actualizados automáticamente con cada movimiento bancario.
5 buckets de antigüedad. Haz clic en cualquier bucket y ves exactamente qué clientes están ahí, cuánto deben y cuántos días llevan.
Basada en facturas vigentes + score de probabilidad de pago. Incorpora el comportamiento histórico de cada cliente — no un estimado lineal.
"Si estos 3 clientes no pagan esta semana, tendrás un déficit de $X el día 22." El sistema hace el cálculo antes de que sea un problema.
Cuántos clientes contactó cada gestor, cuántas promesas obtuvo, cuántas se cumplieron.
Days Sales Outstanding calculado y actualizado en tiempo real. Sin necesidad de calcularlo manualmente nunca más.
Resultados reales
−40%
Reducción promedio en días de cartera vencida en los primeros 90 días
−14 hrs/semana
Tiempo que recupera el equipo de cobranza al eliminar el seguimiento manual
29 días
DSO promedio post-implementación vs 68 días antes
0
Promesas de pago sin seguimiento automático
30 segundos
Tiempo que tarda el agente en verificar si un cliente "ya pagó" — vs 20-45 minutos manual
24/7
El agente opera fuera de horario — los clientes que pagan de noche quedan conciliados al amanecer
Lo que descubres cuando entras al sistema
Por qué tu gestor de cobranza puede manejar bien 8–10 cuentas al día — y por qué el agente de Automatex maneja las 80 simultáneamente
— Sin perder contexto de ninguna conversación.
El escenario exacto en que el agente escala al humano — con todo el historial de la conversación listo
— Sin que el cliente tenga que repetir nada.
Por qué el cliente que dice "ya pagué" recibe confirmación bancaria en 30 segundos
— Sin que nadie en tu equipo abra el portal del banco.
Cómo un cliente con 6 meses de pago puntual que empieza a tardar activa una alerta automática
— Antes de que su cuenta se vuelva un problema.
"Mis días de cartera vencida bajaron de 68 a 29 en el primer trimestre. No contratamos a nadie nuevo. Solo pusimos a trabajar a Automatex."
Ana G.
Gerente de Cobranza
Cada semana que cobras en Excel es una semana que alguien en tu empresa actualiza un archivo en lugar de cobrar.
El Excel no va a mejorar. No va a aprender quién paga tarde.
No va a mandar el recordatorio el día correcto.
No va a detectar el pago en el banco.
No va a generar el complemento.
No va a priorizar a qué cliente llamar primero mañana.
Alguien en tu empresa va a hacer todo eso manualmente — esta semana, la siguiente y la que viene.
Automatex hace todo eso. Solo. Automáticamente. Sin que nadie lo actualice.
Sin compromisos. Sin demo grabada. Con tus números reales.
P.D.
Cada día que un cliente vencido no recibe contacto, la probabilidad de que pague disminuye un 3%. A los 90 días, recuperar ese dinero cuesta 4 veces más que recuperarlo a los 30. Automatex garantiza que ningún cliente llegue a ese punto sin haber sido contactado — porque el agente nunca olvida, nunca está de vacaciones y nunca tiene 60 cuentas activas al mismo tiempo.